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河北省石家庄市平山县编办积极开展档案电子化工作
时间:2017-12-26              字体:       

  为健全编办档案电子化管理系统、提供高效便捷的查询功能,提高工作效率、自今年下半年起,河北省石家庄市平山县编办全面开展档案电子化工作。今年以来,该县编办召开专门会议,对电子档案整理工作进行了专门部署,明确了档案整理的目的、意义、重要性和必要性,确保档案电子化工作如期完成。

  此次档案电子化工作涉及面广、时间跨度长、工作量大,要求工作人员在不耽误日常工作的同时,利用空余时间对今年该县编办发文及涉及机构编制管理的收文文件等纸质资料进行扫描、生成电子档案,完成归档、检索、查阅等管理程序。同时,还将整理扫描编办已存档办理完成的各类纸质资料,系统分类录入,制作成统一规范模式电子信息档案,建立目录索引,并及时更新,确保电子档案的规范性、完整性、准确性。

  此前,该县编办档案一直处于纸质载体、手工操作、人工查询阶段,办事效率不高,查阅用时比较长,档案电子化后,信息一次采集归档,便可实现多人共享,随时调阅资料,极大地提高了工作效率。截至目前,该办已采集完成2010-至今收文、发文文件,预计今年春节前,编办所有纸质档案文件将全部实现电子化。

  在档案电子化工作中,该办主要从以下“三关”入手,提升档案管理科学化水平。

  一是档案的分类关。为便于查阅、扫描,该县编办按照中央、省、市、县各级档案及收发文进行综合整理、细化。文档、图片、电子文档等档案随时放入相应档案盒中立卷归档,按规定的分类库柜位置存放,便于分类扫描、清查、补充和查阅档案。

  二是扫描的质量关。在档案扫描前,本着“去粗存精、去伪存真”的原则,再次对所有纸质档案的真实性、完整性、可用性进行分类鉴定和筛选,然后进行数字化扫描,保证所有纸质档案一份不少的按照原来顺序经过扫描后回到相应档案盒。

  三是档案的目录关。为方便快捷地检索电子档案,该办对扫描出来的电子文档进行科学合理的分类和目录编排,制作成统一规范模式电子信息档案,建立目录索引,并及时更新,确保电子档案的规范性、完整性、准确性。